In 10 stappen naar een succesvolle beursdeelname

• Wat is je doelstelling?
• Hoe ga je het aanpakken?

Op de beurs krijg je de gelegenheid om in korte tijd zeer veel interessante leads te genereren waarmee je anders wellicht nooit in contact zou zijn gekomen. Grijp die kans!

Bepaal samen met collega’s (jouw beursteam) concrete beursdoelstellingen. Het vooraf stellen van doelstellingen zorgt ervoor dat je de beursresultaten meetbaar maakt. Zo heb je een referentiekader voor een volgende beursdeelname.

Stap 2 | Breng belangrijke doelgroepen in kaart

• Wie wil je op jouw stand ontmoeten?
• Aan welke voorwaarden moet je beoogde nieuwe relatie voldoen?
• Hoe nodig je deze doelgroep uit?

Onderzoek mogelijkheden om doelgroepen gericht uit te nodigen. Dat kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld via (direct) mail of telefonische benadering. Denk ook aan zoekmachinemarketing en het gebruik van sociale media.

TIP

Sociale media: benut de mogelijkheden van Twitter en van netwerken als LinkedIn en Facebook en Instagram om de schijnwerpers op de beurs en jouw beursaanwezigheid te zetten en bezoekers te ‘triggeren’ een bezoek te brengen aan je stand.

Zoekmachinemarketing: ontwikkel op je website een pagina met alle informatie over de beurs en je beursdeelname. Zet een Google AdWord-campagne in om bezoekers naar deze pagina te trekken (en dus uiteindelijk naar jouw stand op de beurs). Zorg ervoor dat je een directe link plaatst naar de ticketportal op de website zodat bezoekers gemakkelijk een ticket kunnen bestellen.

Om je vaste klanten en de relaties die je al kent een reden te geven jou te bezoeken, is het van belang om hen iets nieuws te melden. Of nodig ze op een bepaald vast moment op je stand uit, bijvoorbeeld voor een gezamenlijke lunch, samen met andere relaties. Zo heb je de rest van de dag tijd voor die belangrijke nieuwe leads.

TIP

Uitnodigingsservice: Wanneer je de exposant bent van een van de beurzen of events van Easyfairs kun je deelnemen aan de gratis uitnodigingsservice. Deze service is in het leven geroepen om voldoende kwalitatieve bezoekers naar de beurs te trekken zonder hier zelf veel werk aan te hebben. Er worden tientallen tot honderden uitnodigingen vanuit jouw naam verzonden, waardoor je relaties zien dat je aanwezig bent tijdens de beurs of het event. Zij worden persoonlijk uit jouw naam uitgenodigd. Je hebt de kans dat je deze bedrijven ontmoet op de beurs, aanzienlijk verhoogd.

Je levert voorafgaand aan de beurs jouw relatielijst aan via een beveiligde omgeving die voldoet aan de AVG-wetgeving. Easyfairs zorgt ervoor dat je relaties een uitnodiging krijgen vanuit jouw naam. Professioneel en effectief!

Nodig jouw prospects uit: Lange gesprekken voeren met vaste relaties is goed voor de band en voor ‘het netwerk’. Maar vergeet niet de nieuwe prospects. Deze groep is lastiger te benaderen, maar met een beetje extra effort is de vakbeurs een van de meest effectieve middelen om ze aan jouw bedrijf te binden.

Stap 3 | Onderzoek waar je doelgroep behoefte aan heeft

• Wie zijn precies de bezoekers van de beurs en wat willen ze bereiken tijdens een beursbezoek?
• Waar zijn ze enthousiast voor te krijgen?
• Welke belangrijke vragen wil jouw bezoeker beantwoord zien bij een bezoek aan de beurs of het event?
• En wat doet jouw concurrentie om de bezoekers te voorzien van de juiste informatie tijdens de beurs of het event?

Kijk voorafgaand aan je deelname goed op de website van de beurs of het event waaraan je deelneemt, hier is het bezoekersprofiel te vinden waarop je ziet wie de beurs voorgaande jaren bezocht hebben en wat de informatiebehoefte van de bezoeker is. Voorbeeld: een bezoeker noemt als sterkste punt van een beurs; de innovaties.

Deze doelgroep zul je dus gericht moeten wijzen op:

• Een nieuwe ontwikkeling, dienst of product;
• Iets wat onderscheidend is ten opzichte van je concurrenten.

Let erop dat je specifiek gericht op jouw product of dienst te werk gaat. Wil je straks met iedereen langdurig in gesprek of wil je aan de hand van een paar belangrijke vragen een selectie toepassen?

Stel, je biedt een dienst aan voor een middelgroot bedrijf. Dan is het van belang om al aan het begin van het gesprek te weten wat voor vlees je in de kuip hebt. Het is nogal vervelend voor je gesprekspartner wanneer hij een half uur met je gesproken heeft, geïnteresseerd is en vervolgens van jou hoort dat hij niet bij jouw doelgroep hoort.

De voorwaarden waaraan je nieuwe klant dient te voldoen, moet je in de voorbereiding goed in kaart brengen en duidelijk briefen aan je standbemanning.

Stap 4 | Bepaal een meetbare target

Doelen motiveren en stimuleren je medewerkers. Je wilt leads en resultaat genereren. En je wilt na de beurs kunnen bepalen of het succesvol is geweest en of je vaker deel gaat nemen aan een beurs of een event.

Vanzelfsprekend dienen de targets realistisch te zijn. Maak een notitie van de verwachtingen, spreek ze door en kom na de beurs weer samen om de resultaten te evalueren. Wat heeft de beurs gedaan voor je merk- en naamsbekendheid, wat heb je zelf geleerd? Hoeveel serieuze leads heb je gegenereerd?

Dit zijn de personen waarmee jij en jouw medewerkers een follow-up hebben afgesproken. Denk aan een afspraak, een telefonisch contact of het toezenden van specifiek gevraagde documentatie, waarna weer gebeld kan worden voor nadere toelichting.

Stel, je staat drie dagen op de beurs met vijf medewerkers op de stand. Het aantal effectieve beursuren per dag bedraagt zes. Dat is 3 x 6 uren = 18 uren x 5 standbemanningsleden = 90 beursuren. Slaagt men erin twee leads per uur te genereren, dan levert dat in drie dagen tijd dus 180 leads op. Probeer dat maar eens voor elkaar te krijgen met de normale verkoopinspanning van jouw verkoopadviseurs zonder een vakbeurs!

Stap 5 | Ontwikkel een strategie om de geplande doelstellingen te behalen

Heb je de doelstellingen geformuleerd? Dan is het nu zaak om te bekijken hoe je ze gaat realiseren.

• Hoe groot moet de stand of de vloeroppervlakte zijn?
• Wat ga je exact presenteren?
• Wie gaan de stand bemannen? Alleen sales of ook technische mensen?

De kans is groot dat je het formaat van de stand laat afhangen van de prijs die je per vierkante meter op de beurs betaalt. Bij deze stap is ook het contact met je contactpersoon van Easyfairs van groot belang. Die heeft veel ervaring en kan je goed adviseren. Op de website van de vakbeurs staat jouw contactpersoon.

Stap 6 | Stem je marketing af op jouw beursdeelname 

Zorg dat je in verschillende uitingen duidelijk maakt dat je aan de beurs gaat deelnemen en wat je daar gaat presenteren. Dat kan bijvoorbeeld op je website, met een banner waarop de beursdeelname staat aangekondigd of in een speciale beursmailing naar je relaties en prospects. Aarzel niet om er een aanbieding of een leuke actie aan toe te voegen waardoor je jouw relatie nog meer uitnodigt voor een bezoek op jouw stand.

TIP 

Vanuit Easyfairs ontvang je een persoonlijke registratielink en een verzameling van banners en uitingen waarmee je jouw beursdeelname kunt promoten bij je eigen relaties en potentiële relaties. Ook ontvang je een digitale uitnodiging waarmee je jouw relaties, buiten deelname aan de uitnodigingsservice, nogmaals persoonlijk kunt uitnodigen voor een bezoek aan de beurs. Alle promotiematerialen vind je hier terug.

Stap 7 | Zorg voor een gedegen voorbereiding van je standmedewerkers

Je kunt nog zo’n doordachte stand hebben, het zijn de personen op de stand die het moeten waarmaken. Besef goed dat je geen tweede kans krijgt voor een eerste indruk. De voorbereiding van de standmedewerkers is zonder meer één van de belangrijkste aandachtspunten bij je beurspresentatie. Jouw medewerkers zijn, samen met de stand, het visitekaartje van je organisatie tijdens je deelname. Denk bijvoorbeeld na over details als kleding en het kan handig zijn om één hoofdaanspreekpunt aan te wijzen waarmee het makkelijker is om het overzicht te houden tijdens de deelname.

Stap 8 | Denk na over een beursactie

Voeg iets extra’s toe aan je stand! Organiseer bijvoorbeeld iets op je stand waarmee je mensen naar jouw stand trekt of zorg voor interactie op jouw stand. Geluid en beweging, een presentatie, of een demonstratie trekken makkelijk de aandacht van voorbijlopende bezoekers. Zorg er voor dat je eruit springt tussen de vele deelnemers en dat de bezoeker je stand onthoud wanneer het bezoek voorbij is. Denk ook aan de spreekwoordelijke beurs-hebbedingetjes? Ook hier geldt: het moet iets toevoegen aan je product of dienst en de medewerkers in je stand moeten er iets mee kunnen maar het uitdelen van gadgets zorgt er nog steeds voor dat je organisatie ook na het beursbezoek nog in de gedachte blijft van de bezoeker.

TIP

Easyfairs doet er (met o.a. de uitnodigingsservice) alles aan om te zorgen dat een kwalitatief hoogwaardige groep bezoekers naar de beurs komt. Zo voorkomen we dat we bezoekers trekken die niet voldoen aan de kwaliteit die we voor ogen hebben. Deelnemen aan de uitnodigingsservice draagt dus bij aan de kwaliteit van de bezoeker en is daarmee erg belangrijk voor de kwaliteit van uw beursdeelname.

Ook zijn er naast je stand, tientallen extra promotiemogelijkheden die zorgen voor meer exposure. Denk bijvoorbeeld aan toiletreclame, promotie in het standhouder-restaurant, buitenreclame, of een rode loper met uw logo. Bestel extra promotie- en sponsormateriaal via My Easyfairs.

Let op! Bestel je beursfaciliteiten zoals elektropunten, meubilair en verlichting voor de vroegboek deadline die met je gecommuniceerd is in My Easyfairs en bespaar tot wel 20%. Na deze datum kunnen we de bestelling niet meer meenemen in de reguliere voorbereiding waardoor er extra kosten aan verbonden zijn. Noteer de datum dus nu in je agenda!

Stap 9 | Zorg voor een goede evaluatie na afloop van de beurs

Tot slot is het verstandig om na de beurs met de totale groep te evalueren.

• Hoe is de beurs ervaren?
• Hoe was de kwaliteit van de bezoekers?
• Hoe verliepen de gesprekken?
• Wat is de kwaliteit van de leads?

De antwoorden op deze vragen bieden houvast bij de voorbereiding van een eventuele nieuwe beursdeelname.

TIP

Vul de enquête in die ujeontvangt na afloop van de beurs, zodat Easyfairs je beoordeling kan meenemen in de evaluatie. Laat je stem horen zodat Easyfairs de beurs of het event waaraan je hebt deelgenomen kan doorontwikkelen en kan laten aansluiten bij je beurswensen. Ook is het goed om in contact te blijven met de beursorganisator, Easyfairs organiseert de vakbeurs voor jouw branche of community. We luisteren dan ook graag naar je advies.

Stap 10 | Plan een goede follow-up

Plan direct na de beurs een: ‘FOLLOW-UP middag’. Stuur informatie naar je leads of bel ze om een afspraak te maken. Binnen alle EasyGo pakketten maak je gebruik van de Smart Badge technologie waardoor bezoekers op een eenvoudige wijze je informatie kunnen verzamelen. Heb je echter een GoLeads, GoPlus of GoPremium pakket? Dan kun je met VisitConnect makkelijk de gegevens van de bezoekers die je gesproken hebt verzamelen. Hiermee voorkom je een stapel onoverzichtelijke vissitekaartjes na afloop van de beurs en beheer je alles digitaal. Zo makkelijk was het opvolgen van je leads nog nooit.  

TIP

Kom je beloftes altijd na. Wanneer je zegt dat je iets zult toesturen of zult bellen, doe dat dan ook. Maak gebruik van de goodwill die je in het beursgesprek hebt opgebouwd!